Avaliação de controles internos: contratações públicas

131 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza  1. Responsável pela confecção de termos de referência, projetos básicos ou editais.  2. Membro da CPL ou Pregoeiro e equipe de apoio  3. Parecerista jurídico no certame licitatório motivador do contrato.  4. Responsável pela contabilização das despesas decorrentes do contrato. Esse entendimento do Tribunal está em conformidade com o disposto no art. 14, do Decreto-Lei nº 200/67, que assim dispõe: [...] o trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de pro- cessos e supressão de controles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco”. Nesse contexto, uma ferramenta que pode ser utilizado para separar atri- buições ou responsabilidades das funções consideradas incompatíveis entre diferentes pessoas é a Matriz RACI, também conhecida como Matriz de Res- ponsabilidades. Essa matriz descreve quem faz o que dentro de um processo de trabalho, a exemplo de contratações públicas. Serve para deixar claro os papéis desempe- nhados e as atividades ou artefatos a serem entregues por cada um. O acrônimo “RACI” descreve (em inglês) os papéis:  a. Responsável pela execução (Responsible): é efetivamente quem execu- ta a atividade.  b. Autoridade aprovadora (Accountable): é o papel do responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a fun- ção para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.  c. Precisa ser consultado (Consulted): pessoa detentora de informação ou co- nhecimento capaz de agregar valor ou é essencial para a implementação.  d. Precisa ser informado (Informed): a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não pre- cisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. O preenchimento da Matriz RACI deverá ser realizado de acordo com a estrutura organizacional da entidade que executa o processo de trabalho, indicando, preferencialmente, o nome dos envolvidos, de maneira a atribuir claramente as funções de cada um no processo. Um exemplo de Matriz RACI no processo de contratações públicas está demonstrado na imagem a seguir: