Avaliação de controles internos: contratações públicas

22 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza • Etapa 3: De posse do Ofício recebido do almoxarifado, servidor da Secretaria de Educação responsável pelo gerenciamento da Ata envia uma “Ordem de Fornecimento” ou “Nota de Empenho” para o forne- cedor, com a quantidade pretendida, preço unitário e preço total, local e prazo para entrega. • Etapa 4: Fornecedor envia para o Almoxarifado Central os alimentos demandados, sendo recebidos por comissão de servidores designa- dos para a atividade. Após conferência das quantidades, especifica- ções, marca, validade, entre outros fatores, os servidores “atestam” o recebimento, mediante carimbo e assinatura na Nota Fiscal. • Etapa 5: Fornecedor encaminha à Secretaria de Educação a Nota Fis- cal atestada pelo Almoxarifado Central. Com a requisição do almoxa- rifado, ordem de fornecimento, nota de empenho e nota fiscal ates- tada, abre-se um processo de pagamento. Consulta-se a regularidade fiscal da empresa e anexa-se o resultado ao processo de pagamento. • Etapa 6: Se tudo estiver bem, o pagamento é autorizado pelo gestor financeiro e pelo ordenador de despesa, emitindo a ordem de paga- mento para quitação da obrigação. Processo Integrado: o controle interno não é apenas um documento, uma norma, um registro, um fato ou circunstância isolada. É um conjunto de ações interligadas que permeiam todas as atividades, todas operações, de modo contínuo e coerente. Diversos procedimentos integrados de controle foram executados em nosso exemplo, dos quais, podemos destacar: a solicitação pelo almoxarifado central; a notificação da empresa para entrega dos gêneros alimentícios; o re- cebimento dos produtos pela comissão, conferindo as condições de entrega; a conferência da regularidade fiscal e processamento do pagamento. Executado por pessoas: controle interno não se refere apenas a implan- tar manual de políticas e procedimentos, sistemas e formulários, mas diz res- peito principalmente às pessoas e às ações que elas tomam em cada nível da organização para executar suas tarefas. Nenhum manual, checklist ou sistema informatizado substitui as pessoas. No exemplo, quem oficializa a demanda (etapa 2), notifica o fornecedor (etapa 3), efetua o pagamento (etapa 6) são servidores da prefeitura. Dessa forma, todos em uma organização executam controles internos, implicando que esses controles são diretamente afetados pela natureza humana. Auxilia o alcance dos objetivos: os controles internos são conduzidos para atingir objetivos em uma ou mais categorias – operacional, divulgação e conformi-