Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 129 Quadro 13 – Elenco de riscos identificados na atividade de Gestão de Frotas ITEM DESCRIÇÃO DO RISCO R1 Ausência de ato normativo disciplinando as principais atividades de gestão da frota (ca­ dastramento, solicitação, utilização, abastecimento, manutenção, competências do setor e do gerente de transporte, etc.) e de manuais de rotinas e procedimentos detalhando ou padro­ nizando estas atividades, levando a erros e retrabalhos na execução das atividades, com conse­ quente desperdício de tempo e de recursos públicos. R2 Inexistência ou deficiências estruturais no Setor de Transporte (falta de recursos humanos, materiais ou tecnológicos) e falta de liderança do gerente de transporte para planejar, orga­ nizar, dirigir e controlar a frota pública, levando à prática de atos de gestão sem planejamento, Organização, direção e controle, com consequente ineficiência na gestão da frota. R3 Inexistência de um Manual de Identificação Visual , definindo a diagramação dos símbolos (dimensão, cores, formatos de textos) e as especificações técnica (adesivo ou tinta automotiva) da frota pública, levando á utilização dos ETs da frota sem nenhuma identificação ou com iden­ tificação incorreta da Organização, com consequente prejuízo do controle social sobre a frota pública; utilização indevida, roubos e furtos dos ETs. R4 Não utilização de um sistema informatizado ( software ) para gerenciar a frota , levando ao uso de recursos escriturais e de planilhas para o gerenciamento da frota, com consequente perda de agilidade para obtenção de informações gerenciais, sobretudo das informações de natureza técnico-econômica. R5 Ausência de arquivos físicos individualizados para a guarda dos documentos dos ETs e de controle de prazos de validade dos documentos que precisam ser renovados periodicamente, levando a desorganização dos documentos da frota e mora no pagamento das renovações dos documentos, com consequente extravio, furtos e roubos de documentos; despesas com paga­ mentos de multas e juros de mora. R6 Inexistência de cadastro completo e atualizado dos ETs da frota , contendo informações fidedignas sobre estes bens, levando à carência de informação baseadas nos dados cadastrais para subsidiar análises técnicas sobre a frota, com consequente impossibilidade de se avaliar a frota através dos dados cadastrais, por exemplo, a dimensão, a idade média e o perfil da frota. R7 Inexistência de Termo de Declaração de Responsabilidade dos Condutores, de controle de validade da CNH e dos outros requisitos exigidos pela legislação de trânsito, e de um programa de capacitação técnicas para os condutores da frota , levando ao desconhecimen­ to pelos condutores de suas atribuições e responsabilidades, condução dos ETs por condutores não habilitados e sem qualificação técnica, com consequente direção irresponsável dos ETs da frota, ocorrência de infrações de trânsito com aplicação de multas por condução com habilitação vencida, e acidentes de trânsito ocasionados por falta de qualificação técnica dos condutores. R8 Falta de controle dos processos administrativos de infração de trânsito e dos processos administrativos de ressarcimento de valores ao erário , levando ao pagamento de multas, sem o devido ressarcimento ao erário, com consequente prejuízo ao erário. R9 Falta de controle dos processos administrativos de apuração de acidente de trânsito , conduzidos pela Comissão de Acidentes de Trânsito, levando ao pagamento de despesas com consertos e reformas nos ETs envolvidos em acidentes e de danos causados a terceiros, sem o devido ressarcimento ao erário, com consequente prejuízo ao erário.