Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 135 3 – Atividade: Identificação visual da frota Objetivo: Assegurar que os ET ( * ) possuam uma identificação visual padronizada. Risco Controle Interno Sugerido R#03 – Inexistência de um Manual de Identifica- ção Visual , definindo a diagramação dos símbolos (dimensão, cores, formatos de textos) e as especifi­ cações técnica (adesivo ou tinta automotiva) da frota pública, levando à utilização dos ETs da frota sem ne­ nhuma identificação ou com identificação incorreta da Organização, com consequente prejuízo do con­ trole social sobre a frota pública; utilização indevida, roubos e furtos dos ETs. CT#03.01 – Identificação dos ETs de acordo com o Manual de Identidade Visual da Organização , contendo a diagramação dos símbolos (dimensão, co­ res, formatos de textos) e as especificações técnicas dos materiais (adesivo, tinta automotiva, etc.) da frota pública. (*) Equipamento de Transporte (ET): Qualquer veículo, máquina ou equipamento com força motriz própria, utilizado para o deslocamento de materiais e/ou pessoas. 4 – Atividade: Informatização da frota Objetivo: Garantir eficiência na gestão da frota, de modo a produzir informações gerenciais céleres e fidedignas para suportar a tomada de decisões dos gestores. Risco Controle Interno Sugerido R#04 – Não utilização de um sistema informatizado (software) para gerenciar a frota , levando ao uso de recursos escriturais e de planilhas para o gerencia­ mento da frota, com consequente perda de agilidade para obtenção de informações gerenciais, sobretudo das informações de natureza técnico-econômica. CT#04.01 – Sistema informatizado de gestão de fro­ tas que possua as funcionalidades necessárias e os requisitos mínimos de segurança da informação para o gerenciamento da frota. 5 – Atividade: Organização documental Objetivo: Assegurar a Organização dos documentos dos veículos, máquinas e equipamentos da frota e o controle dos prazos de validade dos documentos que precisam ser renovados periodicamente. Risco Controle Interno Sugerido R#05 – Ausência de arquivos físicos individuali- zados para a guarda dos documentos dos ETs e de controle de prazos de validade dos documentos que precisam ser renovados periodicamente, levando à desorganização dos documentos da frota e mora no pagamento das renovações dos documentos, com consequente extravios, furtos e roubos de documen­ tos; despesas com pagamentos de multas e juros de mora. CT#05.01 – Arquivos físicos, individualizados por ET, para arquivamento de documentos (ex.: nota fiscal de aquisição; registro de propriedade junto aos órgãos de trânsito; licenciamento e seguro obrigatório (reci­ bos anuais – CRLV e DPVAT); certificados de garantia e comprovantes de revisões; manuais do fabricante; apólices de seguro patrimonial). CT#05.02 – Controle do prazo de validade dos do­ cumentos dos ETs que precisam ser renovados perio­ dicamente (ex.: licenciamento e seguro obrigatório; certificados de garantia; apólices de seguro patrimo­ nial facultativo, etc.).