Avaliação de controles internos: frotas públicas

160 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá Avaliação de Controles Internos – Gestão de Frotas 25. É elaborado o Plano de Manu- tenção Preventi- va dos ETs, visan­ do mantê-los em boas condições operacionais? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar existe o Plano de Manutenção Preventiva dos ETs. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Verificar se os ETs foram subdivididos em grupos que se submeterão ao mesmo Plano de Manutenção Preventiva (ex.: marca, modelo, condição de operação). 2.2 – Examinar se o Plano de Manutenção Preventiva dos ETs apresenta: • os compartimentos dos ETs (ex.: motor, etc.); • os itens dos ETs- subdivisão dos compartimentos (ex.: distribuidor, válvulas, etc.) • a periodicidade da manutenção (ex.: 5.000 km, 10.000 km, 15.000 km, etc.) • as atividades de manutenção (ex.: substituição, inspeção, regulagem e limpeza) 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Avaliar se realização da manutenção preventiva dos ETs tem contribuído para prevenir a ocorrência de defeitos ou avarias que tenham o potencial de comprometer as condições adequadas de uso e segurança da frota, bem como a sua vida útil e eficiência. 26 . São registras as informações dos serviços de manutenção rea­ lizados nos ETs? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Averiguar se há rotina de registro dos serviços de manutenção, executada por meio de for­ mulário (Ordem de Serviço) e/ou por sistema informatizado. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Verificar se nos registros de serviços de manutenção constam: • a identificação do ET (placa, modelo, etc.); • a data da realização do serviços; • descrição dos serviços realizados e peças substituídas; • dados do prestador do serviço; • valor dos serviços e das peças; etc. 2.2 – Verificar se são registrados os serviços de manutenção realizados na oficina mecânica própria e as peças do almoxarifado da frota, quando for o caso; 2.3 – A partir dos registros das manutenções, verificar se são gerados relatórios mensais dos serviços realizados por ET, contendo a descrição e o valor dos serviços e peças. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar o histórico de registro de serviços de manutenção de uma amostra de ETs para o período dos seis últimos meses anteriores à aplicação do teste; 3.2 – Conciliar as notas fiscais de serviços de manutenção e peças (despesa liquidada) com os registros (Ordem de Serviço) e os relatórios de medição dos serviços. 27. É registrado o tempo de execu- ção dos serviços de manutenção realizados na oficina própria da Organização? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Averiguar se há rotina de registro do tempo de execução dos serviços de manutenção, exe­ cutada por meio de formulário (Ficha de Apropriação de Mão-de-obra) e/ou por meio de sistema informatizado. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Verificar se nos registros do tempo de execução dos serviços de manutenção constam: • identificação do funcionário; • identificação do ET; • tipo de manutenção (preventiva, corretiva, avaria, reforma geral, etc.); • horas produtivas e improdutivas; • total de horas trabalhadas. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar se por meio dos registros do tempo de execução dos serviços de manutenção é possível avaliar o desempenho da mão-de-obra e a produção dos funcionários da oficina, tanto para fins de dimensionamento da oficina como para remanejamento de pessoal.