Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 27 Essa etapa consiste na busca, reconhecimento e descrição de riscos , em termos de suas fontes, causas e consequências . O auditor deve aplicar testes de controle a fim de avaliar a efetividade operacio- nal dos controles na prevenção ou detecção e correção de distorções relevantes. Ao fim, teremos uma lista abrangente de riscos, constituída em eventos identificados que possam impedir, reduzir ou atrasar os objetivos. Com base nessa perspectiva, destacamos alguns riscos da atividade de Gestão de Frotas : Quadro 2 – Riscos da atividade de Gestão de Frotas Riscos Identificados ID Riscos Causas Consequências R#11 Utilização indevida dos Equipa­ mentos de Transporte – ETs (des­ vio de finalidade); desconhecimen­ to das informações sobre a deman­ da e sobre a utilização dos ETs. Ausência de rotina de re­ gistro de solicitação e de rotina de registro de utili­ zação dos ETs. Utilização da frota para fins parti­ culares; impossibilidade de se re­ alizar o planejamento eficiente da utilização da frota e de se avaliar os custos e o desempenho opera­ cionais dos ETs. R#13 Abastecimentos não autorizados ou em ETs não pertencentes à fro­ ta, desconhecimento dos dados sobre o consumo de combustíveis e lubrificantes dos ETs. Ausência de rotina de re­ gistro de abastecimento de combustíveis e óleos lubrificantes. Desvio de combustíveis e óleos lubrificantes, impossibilidade de se avaliar os gastos com combus­ tíveis e óleos lubrificantes da frota e o desempenho (km/l) dos ETs. R#15 Incapacidade para detectar falhas ou defeitos mecânicos nos ETs de forma célere, ocorrência de defeitos mecânicos por falta de manuten­ ção preventiva, desconhecimento das informações sobre a demanda e sobre os serviços de manutenção executados nos ETs. Inexistência de Plano de Manutenção de Opera­ ção, de Plano de Manu­ tenção Preventiva e de rotina de registro de so­ licitação, autorização e execução dos serviços de manutenção nos ETs. Ocorrência de falhas ou defeitos mecânicos nos ETs não detecta­ dos tempestivamente ou por falta de manutenção preventiva, ele­ vando a taxa de indisponibilida­ de da frota, impossibilidade de se avaliar os gastos com manuten­ ção da frota total e por ETs. Identificados os riscos relevantes , o auditor analisa os controles inter- nos que a gestão adota ou que deveria adotar para gerenciar esses riscos. Essa atividade pode se valer de entrevistas, questionários, solicita- ções de auditoria, consulta à legislação, doutrina e jurisprudência sobre o assunto e ainda a experiência profissional, estabelecendo as melho- res práticas de controles que possam mitigar os riscos, atendendo ao princípio da racionalidade administrativa, à simplificação de processos e à lógica de custo/benefício, de forma a comparar o descrito pelos gestores com as melhores práticas, com objetivo de verificar se o que é praticado pelo gestor é o que deveria ser praticado sob o ponto de vista de controle. Com base nessas informações, o auditor elabora a Matriz de Risco e Controles (MRC) , produto final da fase de identificação dos objetivos, riscos e controles.