Avaliação de controles internos: frotas públicas

30 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá Afinal, o principal objetivo da auditoria é identificar as oportu- nidades de melhoria dos controles internos, de modo a aumentar a capacidade de mitigar os riscos e contribuir para o alcance dos objeti- vos da atividade avaliada. 2.6.1.4 Plano de Ação O plano de ação consiste em um planejamento de ações que devem ser implementadas com a finalidade de estabelecer controles capazes de mitigar os riscos que envolvem as atividades inerentes ao gerenciamento da frota apontados no relatório de auditoria desenvol- vido pela Controladoria Interna. Preliminarmente, deve-se entender que o responsável pela co- ordenação e gestão do planejamento das ações é o gestor, aquele que detém a competência e o poder-dever de determinar a implantação dos controles. Em alguns municípios, a citada atribuição cabe ao secretário responsável pela gestão dos ETs, em outros, somente o prefeito tem a competência para tanto. Entender quem é o gestor responsável para elaboração e condução da execução das atividades é fundamental para o sucesso do plano de ação, já que, nesse processo, rotinas e procedimentos de colaboradores/ setores serão modificados para implementação das ações de controle. Para melhor compreensão dos procedimentos relacionados à elaboração e execução do Plano de Ação, vamos apresentar o seguinte exemplo: O prefeito, na qualidade de gestor máximo do município, ao tomar conhecimento do relatório de auditoria de avaliação de controles internos, deverá promover uma reunião com o secretário responsável por gerir os ETs, os demais secretários usuários diretos e indiretos dos veículos e os integrantes da Controladoria Interna para debater os encaminhamentos propostos no relatório técnico com a finalidade de iniciar os trabalhos de elaboração do plano de ação, haja vista que o aprimoramneto dos controles implica mudança de rotinas e procedimentos, o que pode resultar em uma mudança de costumes e hábitos dentro da organização. Esta reunião preliminar é indispensável para o bom desenvolvi- mento das ações, serve para explicar o que fazer, como fazer e o por- quê fazer a implementação de novas rotinas e procedimentos, uma vez que a comunicação entre os gestores deve estar clara, sem qualquer ruído para que não haja desentendimentos na execução das ações de controle. O próximo passo, é analisar os riscos apontados pela Controla- doria Interna e deliberar quais os controles que devem ser tomados com a finalidade de mitigá-los, considerando um prazo para cada ação, elegendo o responsável ou os responsáveis pela implementação.