Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 39 Manual de Abastecimento da Frota do Estado do Ceará.Disponível em: < http://www. gestaodoservidor. ce.gov.br/site/ images/stories/ manuais/bt20.pdf > , acesso realizado em 22/02/2017. ministrativas e, por consequência, de desperdício de recursos públicos. Por isso, não basta apenas editar um ato normativo! É preciso descrever as principais atividades do Sistema de Transportes com ri- queza de detalhes, se possível de forma ilustrativa, passo a passo. Só assim é possível padronizar a execução das rotinas internas e dos proce- dimentos de controle aplicáveis à gestão da frota. Este tratamento mais detalhado é realizado por meio da elaboração de manuais de rotinas e procedimentos . Esses manuais de rotinas e procedimentos devem apresentar, de maneira pormenorizada, como os servidores que utilizam a frota ou que trabalham no Setor de Transportes devem executar as tarefas. Existem manuais de rotinas e procedimentos para cadastramento da frota; solici- tação, utilização e abastecimento; manutenção; pagamentos de multas; entre outras. Um exemplo deste tipo de manual de rotinas e procedi- mentos é o Manual de Abastecimento da Frota do Estado do Ceará. É válido destacar que as normas que disciplinam as rotinas e os procedimentos aplicáveis à gestão da frota devem ser divulgadas a todos os servidores da Organização, seja através da internet ou da intranet, bem como deve ser de pleno conhecimento e domínio dos condutores e dos servidores lotados no Setor de Transportes. Nesse diapasão, o TCU, há tempo, vem decidindo pela observân- cia do poder-dever de criar estruturas e instrumentos de controle com o objetivo de salvaguardar a frota pública, exigindo que as Organiza- ções Públicas instituam sistema de controle de veículos. (Acórdão nº 4185/2011 -Segunda Câmara) 4.2 Setor de Transportes A gestão eficiente da frota pressupõe a existência de uma estru- tura organizacional condizente com a quantidade de equipamentos de transportes da frota. Uma frota com mil veículos, por exemplo, precisa de uma estrutura muito mais robusta, do ponto de vista de recursos humanos, materiais e tecnológicos, que uma frota com trinta veículos. Ou seja, o Setor de Transportes deve ser dimensionado para atender de forma adequada e eficiente a demanda por transportes da Organização. Compete a cada ente, órgão ou entidade da Administração Pú- blica definir a sua estrutura administrativa para gerenciar a respectiva frota. A depender do tamanho da Organização, do nível de departamen- talização ou hierarquização, o setor de transportes pode receber o nome de coordenadoria, departamento, divisão ou secretaria de transpor- tes. Contudo, o que importa, de fato, é a Organização possuir recursos humanos, materiais e tecnológicos para atender a sua demanda por transportes.