Avaliação de controles internos: frotas públicas

44 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá 4.4 Informatização da Frota Em tempos modernos, onde cada vez mais se exige informações instantâneas para subsidiar a tomada de decisão dos gestores, adminis- trar uma frota, pequena, média ou grande, de maneira eficiente, sem o auxílio de um sistema informatizado ( software ) , é, sem sombra de dúvidas, uma missão praticamente impossível. Imagine que o gerente de transporte queira saber qual o valor gasto com combustíveis, serviços de manutenção e peças no Veículo X, nos últimos três anos, para avaliar se é vantajoso manter ou alienar este bem. Agora, imagine o trabalho que ele terá, caso a gestão não seja informatizada. Imagine também que a frota possua 30, 100 ou 500 veículos, e que ele precisa fazer esta avaliação para todos os veículos. Ufa, cansa só de imaginar! Nesse sentido, o TCU, com o propósito de determinar que os ges- tores implantem procedimentos e rotinas de controle interno para salva- guardar a frota das Organizações Públicas, emitiu o Acórdão nº 4185/2011: A Administração deve estabelecer sistema de controle de saída e entrada dos veículos em suas garagens, associado a mecanismos de controle de distâncias percorridas e de abastecimento. (Acórdão 4.185/2011 – Primeira Câmara/Relator: Marcos Benquerer) O sistema de transportes é composto pelas funções de operação (utilização), de manutenção e de gestão. As funções de utilização e de manutenção geram dados a todo instante, a cada vez que um veículo é usado ou abastecido, por exemplo. Estes dados, quando lançados em um sistema informatizado ( software ), são acumulados de maneira ágil, gerando informações para a função de gestão. Desse modo, os dados das funções de utilização e de manutenção dos veículos alimentam a função de gestão, propiciando ao gerente de transporte realizar uma avaliação técnico-econômica da frota, em es- pecial, dos custos operacionais e dos indicadores de desempenho dos equipamentos de transporte. E isso tudo de forma célere, sem precisar ficar procurando notas fiscais velhas ou processos de despesas antigos. Assim, é importante que o sistema informatizado utilizado para gerenciar a frota consiga captar todas as informações das funções de uti- lização e de manutenção da frota. De forma geral, um bom software de gestão de frotas deve possuir, no mínimo, as seguintes funcionalidades: • cadastro de veículos: informações relacionadas a cada veícu- lo da frota; • controle de documentação: licenciamento, impostos, taxas, prazos de validade; • controle de multas de trânsito: descrição das infrações e controle de prazos;