Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 45 • controle de acidentes de trânsito: controla o histórico de acidentes; • controle de condutores: dados e histórico dos condutores; • controle de utilização: controla as informações de solicitação e de utilização; • controle de manutenção: controla as manutenções preventi- vas e corretivas; • controle de estoques de materiais: cadastro de material, controle de entrada/saída; • controle de combustíveis e lubrificantes: controla os dados de abastecimento; • controle de pneus e câmaras: controla informações destes insumos; • cadastro dos centros de custos: controla as despesas por centro de custos, conforme definido no Plano de Contas da Organização; • relatórios gerenciais de utilização e de manutenção; • relatórios de custos operacionais (custos fixos e variáveis); • relatórios de indicadores de desempenho (custo/km, custo/ hora, km/l, etc.). Além de todas essas funcionalidades operacionais citadas, o sis- tema informatizado também deve possuir alguns requisitos mínimos de segurança, tais como:  a. controle de acesso de usuários ( login e senha);  b. registro das operações de inclusão, exclusão e alteração de dados;  c. mecanismos de proteção contra acesso direto não autorizado; e  d. mecanismos de back-up . 4.5 Controle de Documentação As organizações públicas devemmanter arquivos físicos individu- alizados para cada equipamento de transporte da frota, contendo todos os documentos relativos ao registo cadastral e ao histórico destes bens. Nesses arquivos devem constar: • os comprovantes de aquisição do equipamento de transporte; • o registro de propriedade perante os órgãos oficiais de trânsito; • o licenciamento anual e o seguro obrigatório (recibos anuais – CRLV e DPVAT); • o certificado de garantia e manual do fabricante; • a apólice de seguro facultativo, quando for contratado; • o contrato de locação do equipamento de transporte, quando existir; • o termo de cessão de uso ou comodato, quando for o caso; etc. Alguns desses documentos podem ser arquivados fisicamente em cópias xerográficas ou podem ser digitalizados e arquivados de forma