Avaliação de controles internos: frotas públicas

48 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá Vale salientar que os registros cadastrados devem ser suportados por documentação física idônea, arquivada em pastas individuais para cada bem, e guardada no setor competente, sob responsabilidade do agente encarregado do cadastro. Por fim, conforme destacado no tópico sobre normas de rotina e procedimento, a Organização deve buscar mitigar o risco de erros e re- trabalhos nas atividades de gestão da frota. Isso se alcança por meio da padronização dos procedimentos, evitando-se, assim, que um mesmo evento seja registrado de formas diferentes. Este risco é minimizado por meio da elaboração de um manual de normas e procedimento da frota , apresentando o passo a passo para o cadastramento dos equipamentos de transporte. 4.7 Condutores da Frota Os equipamentos de transporte pertencentes à frota das organi- zações públicas podem ser conduzidos, a depender da situação, por ser- vidores de qualquer área, por servidores contratados especificamente para o cargo de motorista ou por funcionários de empresas contratadas para o fornecimento deste profissional. Nessa mesma direção, o TCU se pronunciou, por meio do Acórdão nº 2.247/2009: Os veículos oficiais devem ser conduzidos exclusivamente por motoristas oficias, com exceção dos servidores devidamente credenciados por autoridade competente. A Administração só deve utilizar veículo oficial nos finais de semana no exclusivo inte- resse público, devidamente formalizado. (Acórdão nº 2.247/2009 – Segunda Câmara – Relator: Augusto Sherman) Independentemente da relação do condutor com a Administração Pública, ele assume deveres e responsabilidades pela utilização de um equipamento a serviço do Poder Público. Por isso, no ato normativo que disciplina as principais atividades da gestão da frota devem ser fixadas as atribuições e as responsabilidades dos condutores. Podem constar nesta norma, além da obrigação de cumprir a legislação de trânsito, as seguintes responsabilidades: • manter limpo e bem conservado o veículo sob sua responsa- bilidade; • levar ao conhecimento do responsável pela frota quaisquer defeitos ou anormalidades constatadas no veículo; • fazer vistoria externa do veículo (manutenção operacional); • conduzir o veículo de forma segura e econômica, de modo a evitar acelerações e freadas bruscas;