Avaliação de controles internos: frotas públicas

66 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá XIII – permitir que se utilize, em obra ou serviço particular, veículos, máquinas, equipamentos ou material de qualquer natureza, de propriedade ou à disposição de qualquer das entidades mencionadas no art. 1° desta lei , bem como o trabalho de servidor público, empregados ou terceiros contratados por essas entidades. (Grifo nosso). Nesse contexto, as organizações públicas devem editar normas disciplinando os requisitos, os responsáveis e as vedações para a uti- lização da frota. Ademais, devem implementar controles internos ad- ministrativos estabelecendo um fluxo de procedimentos para solicitar, autorizar e registrar o uso dos equipamentos de transporte. Muito além de cumprir uma mera formalidade, o controle de utilização da frota deve buscar praticidade, organização, economia e segurança no gerenciamento da frota, gerando informações fidedignas para subsidiar a tomada de decisão dos gestores. 5.1.1 Coordenação da utilização da Frota Visando administrar a utilização da frota de forma mais eficiente, as Organizações podem separar os equipamentos de transporte em dois grupos:  1. equipamentos de transporte de uso geral ; e  2. equipamentos de transporte de uso específico . Os equipamentos de transporte de uso geral devem ser destina- dos a atender todos os setores da Organização. Em regra, este grupo é composto por veículos leves, utilitários, máquinas e equipamentos de uso comum. Propõe-se que este grupo de equipamentos seja controla- do de forma centralizada, conhecida também como Pool de Veículos . 6 A Organização em pool permite que um veículo seja utilizado para atender à demanda de várias pessoas ou setores ao mesmo tempo ou em único dia, por meio da gestão do processo de reserva/requisição e autorização de uso. Além disso, essa forma de organização permite que seja realizada a gestão do tempo de paralização dos veículos para a execução das manutenções preventivas, além de outras vantagens. Em síntese, a Organização dos veículos em pool proporciona as seguintes vantagens: • aumento significativo da taxa de utilização dos veículos, per- mitindo que um veículo atenda à demanda de vários setores (utilização compartilhada); • redução do tamanho da frota, uma vez que passa a ser ne- cessário menos veículos para realizar o mesmo trabalho; 6 A palavra Pool , nesse contexto, significa agrupar ou juntar.