Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 67 • redução da necessidade de contratação de motoristas; • organização e gestão da agenda de utilização dos veículos; • planejamento do momento para a execução das manuten- ções preventivas; • redução dos custos da frota, que passa a ser utilizada de for- ma mais eficiente e demanda um número menor de veículos e de motoristas. Por outro lado, os equipamentos de transporte de uso específico são destinados a atender apenas determinados setores da Organização. Esse grupo é composto geralmente por veículos, máquinas e equipa- mentos com características peculiares (por exemplo ambulâncias, veí- culos escolares, viaturas). Esses equipamentos de transporte, caso seja inviável a sua organização em p ool , poderão ser controlados de forma descentralizada. 7 O setor responsável pela coordenação da utilização da frota tem como tarefas: • controlar as solicitações dos veículos; • recepcionar os usuários da frota; • controlar as chaves e os documentos de porte obrigatório dos veículos; • controlar e registrar a utilização dos veículos; • controlar a entrada/saída de veículos no pátio; • manter a conservação e a limpeza dos veículos; e • providenciar o abastecimento e a manutenção dos veículo s. 5.1.2 Controle da utilização da Frota Conforme apresentado nos itens anteriores, as organizações pú- blicas devem implementar controles internos administrativos estabe- lecendo um fluxo de procedimentos para solicitar, autorizar e registrar a utilização dos equipamentos de transporte. Estas rotinas evitam que os usuários fiquem à vontade para utilizar os veículos sem justificativa prévia. A rotina de registro de solicitação dos equipamentos de transpor- tes pode ser implementada por meio do preenchimento de um formulá- rio eletrônico ou manual. Esse formulário comumente recebe os nomes de Solicitação de Veículo , de Requisição de Veículo ou de Reserva de Veículo . A escolha da nomenclatura fica a critério da Organização, to- davia o formulário deve permitir, no mínimo, o registro das seguintes informações: 7 No caso de uma Prefeitura, por exemplo, o controle descentralizado é aquele realizado no âmbito de uma Secretaria Municipal que não possua como função principal o gerenciamento de toda a frota.