Avaliação de controles internos: frotas públicas

74 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá • a data do abastecimento; • o hodômetro ou horímetro marcado no momento do abaste- cimento; • o tipo de combustível (etanol, gasolina, óleo diesel); • quantidade em litros. Os registros de abastecimento devem ser confrontados com os registros de medição diárias dos estoques de combustíveis nos tanques. Esta medição é realizada por meio de uma régua que fica na parte ex- terna do tanque de combustíveis. 5.2.1.2 Aquisição em postos mediante expedição de ordens de fornecimento Este modelo de contratação é aquele realizado diretamente entre a Administração Pública e os postos da rede privada de combustíveis. Em regra, esta contratação é realizada por meio de processo licitatório. No contrato fica definido o quantitativo de combustível a ser fornecido diretamente pelos postos do contratado. O fornecimento vai se reali- zando aos poucos por meio da expedição de ordens de fornecimento. Essa modelagem de contratação é utilizada para atender organiza- ções públicas que possuem frotas pequenas, ou que estejam localizadas em locais onde há um pequeno número de potenciais fornecedores, ou ainda quando o fornecimento puder ser realizado de forma centralizada em poucos postos de combustíveis. Nesta forma de contratação, os pagamentos devem ser liberados so- mentemediante a apresentação dos comprovantes de abastecimento (auto- rização de fornecimento) devidamente assinados pelo servidor competente, contendo as informações completas do fornecimento (placa, quilometra- gem, condutor, quantidade, preço, etc.), além dos demais documentos exi- gidos na fase de habilitação da respectiva licitação (SILVA, E. L., 2015, p.53). Para que a liquidação da despesa ocorra de forma regular, o fiscal de contrato deve confrontar as informações consignadas nos compro- vantes de abastecimento com as apresentadas nos documentos fiscais, e também com aquelas lançadas no sistema de gerenciamento de com- bustíveis. Nesta linha, segue a jurisprudência do TCE-MT: Despesa. Liquidação. Abastecimento de veículos. Nota fiscal e cupom de abaste- cimento. A liquidação de despesa referente a abastecimento de veículos não deve ter por base somente a nota fiscal, mas também outros meios acessórios que complementem a comprovação do direito adquirido pelo credor, como os comprovantes de abas- tecimento dos veículos, sob pena de caracterização de despesa ilegítima. (Contas Anuais de Gestão. Relator: Conselheiro Antonio Joaquim. Acórdão do TCE-MT nº 1.697/2014-Tribunal Pleno. Processo nº 7.500-0/2013).