Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 75 Deste modo, neste modelo de contratação assim como nos de- mais, a Organização deve implementar uma rotina de registro de abas- tecimento . Para a regular liquidação das despesas com combustíveis, é imprescindível que sejam juntados no processo de pagamento os registros de abastecimento que comprovem os valores cobrados nos documentos fiscais pela empresa contratada. 5.2.1.3 Aquisição de uma rede de postos credenciados mediante cartão eletrônico (contrato de gerenciamento e controle de combustíveis) Nesta modelagem de contratação, as organizações públicas contra- tam uma empresa que possui uma rede credenciada de postos de com- bustíveis, onde é realizado o abastecimento dos veículos da frota mediante o uso de cartão magnético. O controle dos abastecimentos é realizado de forma integrada por um sistema eletrônico de gerenciamento ( software ). Desta maneira, neste tipo de fornecimento, o controle de combus- tíveis é realizado através de um sistema eletrônico de gerenciamento que deve estabelecer um fluxo de autorização, registro e monitoramento dos abastecimentos. Assim, este sistema deve registrar as informações de to- dos os abastecimentos realizados com o uso do cartão magnético. Ou seja, o próprio sistema estabelece uma rotina de registro de abastecimento . Uma das funcionalidades dos sistemas eletrônicos de gerencia- mento de abastecimento é a possibilidade de se estabelecer um limite de crédito (quantidade ou valor monetário) por veículo ou por condutor, o que evita abastecimentos desautorizados ou em volumes desneces- sários e não autorizados. Neste modelo de fornecimento de combustíveis, cada usuário de cartão magnético (condutor) deve possuir uma senha eletrônica individual e intransferível, pela qual seja possível identificar e qualificar a pessoa que está abastecendo, para fins de controle e de eventuais responsabilizações. O sistema de gerenciamento deve exigir, a cada utilização do car- tão, que o condutor apresente informações úteis e adicionais ao acom- panhamento da frota, a exemplo de: tipo ou código do combustível abastecido; quilometragem do hodômetro no momento do abasteci- mento; quantidade de combustível abastecida; preço praticado pelo posto credenciado no momento do abastecimento, etc. A utilização do cartão magnético não exime a expedição do recibo de abastecimento, que deve ser apresentado pelo condutor ao servidor/ setor competente para fiscalizar o respectivo contrato. Os recibos de abastecimento e também os relatórios gerencias que são gerados pelo sistema devem ser juntados aos processos de pagamentos dos respec- tivos contratos de fornecimento dos combustíveis.