Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 89 De acordo com Uelze (1978, apud VALENTE et al. , 2017, p. 213) o que mais importa para a reforma de unidades é o momento em que ela deve ser executada, segundo o ponto de vista econômico. Deve-se comparar todos os custos envolvidos, incluindo-se aí o preço da reforma e o da substituição do veículo. Para decidir sobre fazer ou não este tipo de manutenção, deve-se levar em consideração o valor de revenda e a expectativa do fluxo de receita – despesa do equipamento. Em regra, a reforma é mais vanta- josa quanto mais novo for o equipamento. 5.4.2Controle da manutenção A Organização deve fixar um fluxo para os procedimentos de so- licitação, autorização e fiscalização dos serviços de manutenção e for- necimento de autopeças pelas oficinas, estabelecendo “quem solicita, quem aprova e quem autoriza”. Nesse sentido, deve ser construída uma rotina de registro dos serviços de manutenção para controlar os serviços executados, as peças substituídas, os veículos e máquinas que passaram pela manutenção, os gastos financeiros incorridos, entre outras informações. É extremamente importante que a gestão da frota seja realiza- da através de um sistema informatizado, que possua ferramentas para controlar de forma eficiente a manutenção. A partir dos registros inse- ridos no sistema, deve ser possível gerar relatórios gerenciais sobre os serviços executados, os gastos com estes e peças, etc. As despesas com manutenção entram no cálculo do custo opera- cional dos equipamentos de transporte, que é um indicador estratégico para a tomada de decisões dos gestores. Por isso é extremamente rele- vante um controle eficiente da manutenção da frota. O fluxo de solicitação e autorização da manutenção é controlado por meio de Ordem de Serviço . Esse documento é essencial para o acompanhamento da manutenção, sendo também uma fonte para o cálculo do custo operacional dos equipamentos. No Anexo V é apresen- tado um modelo de formulário de Ordem de Serviço e no Anexo VI um modelo de Fluxo dos Serviços de Manutenção da Frota. Na Ordem de Serviço devem ser identificados os serviços a serem executados, a oficina responsável, o material a ser empregado, o tempo dos serviços de manutenção e o custo dos serviços e dos materiais, além de outras informações julgadas úteis à gestão. O controle dos serviços de manutenção deve ser realizado pelo Setor de Transporte, sob coordenação do gerente de transporte. A fisca- lização dos serviços de manutenção deve ser realizada in loco , pelo fiscal do contrato, certificando-se que as peças colocadas em substituição são aquelas constantes da proposta de preços da contratada.