Guia para implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública

70 ASPECTOS MÍNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUÇÃO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administração por ocasião das inspeções externas e definir responsabilidades pelos descumprimento das regras da Instrução Normativa; 2. Estabelecer responsáveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realização das seguintes ações (o que): · elaborar fluxograma das atividades; · desenvolver formulários e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informações necessárias em cada atividade; · estabelecer os procedimentos de segurança em tecnologia da informação apli- cáveis ao processo; · detalhar as análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; · elaborar check-list de controle; · especificar os órgãos fiscalizadores e os tipos de fiscalizações a que estará sujeita a administração; · comunicar às unidades as fiscalizações que serão realizadas; · recepcionar os agentes da fiscalização, com apresentação ao gestor do órgão ou entidade e gestores das áreas a serem envolvidas nos exames; · apresentar os agentes às unidades onde se concentrarão os trabalhos de fiscalização; · ajustar, com os agentes de controle externo, as questões operacionais do trabalho, a disponibilização de informações, espaço físico, recursos de tecnologia da infor- mação e o estabelecimento das regras para o acompanhamento dos trabalhos; · acompanhar e dar suporte ao trabalho dos agentes de fiscalização; · reunir-se com a equipe de fiscalização, para conhecimento dos documentos e informações pendentes, se for o caso, inclusive quanto aos prazos e forma de encaminhamento, e encerramento formal da fiscalização; · encaminhar documentos e informações pendentes ao órgão fiscalizador; · manter registro de todas as fiscalizações efetuadas.