Manual de procedimentos de auditoria: Frotas

Manual de procedimento de auditoria: frotas | TCE-MT | 31 Procedimentos: 3 3 Solicitar FORMALMENTE a disponibilização para fiscalização: • os processos físicos de despesa; • os registros administrativos de Autorizações de Abastecimentos ; • os Comprovantes de Abastecimento ; Atenção caso o fiscalizado utilize de reservatório de combustíveis pró- prios para realizar o abastecimento da frota, poderá ser aceito como comprovante as Fichas de Controle de Abastecimento, ou documento semelhante, desde que estejam com a identi- ficação e assinatura da pessoa que abasteceu o veículo ou equipamento . • registros administrativos de Autorizações de Execução de Serviços . 3 3 Verificar se o fiscalizado dispõe de uma rotina normatizada pelo controle interno para controlar o abastecimento de veículos e equipamentos; 3 3 Solicitar dos agentes que participem do processo de abastecimento a des- crição do processo. É útil revisar o Anexo “Questões para Entrevista”; 3 3 Coletar as informações dos registros administrativos de Controle de Acesso, de Autorizações de Execução de Serviços e no Diário de Bordo para compor o ANEXO 8, observando os seguintes critérios necessários ; • deverão ser relacionados somente os veículos e/ou equipamentos que também constem no Anexo 3; e • a data de entrada do veículo ou equipamento para conserto ou manutenção deve estar compreendida no período de análise do Anexo 3. 3 3 Coletar (trazer cópia) os Comprovantes de Abastecimentos que não con- templarem as informações, abaixo, necessárias para fins de comprovação de ineficiência dos controles aplicados: • que não apresente data de emissão; • que não informe o nome do estabelecimento de abastecimento; • que não informe o tipo de combustível; • que não informe a quantidade do abastecimento; • que não informe o odômetro ou horímetro do veículo ou equipamento; • que não apresente a identificação e assinatura do motorista ou do servidor responsável pelo abastecimento; • que não apresente a identificação do veículo ou equipamento abastecido.