Manual de procedimentos de auditoria: Frotas

TCE-MT | Manual de procedimento de auditoria: frotas 38 | Procedimentos: 3 3 Solicitar FORMALMENTE a disponibilização para fiscalização: • os processos físicos de despesa; • os registros administrativos de Autorizações de Abastecimentos ; • os Comprovantes de Abastecimento ; Atenção Caso o fiscalizado utilize de reservatório de combustíveis próprios para realizar o abastecimento da frota, poderá ser aceito como comprovante as Fichas de Controle de Abastecimento, ou do- cumento semelhante, desde que estejam com a identificação e assinatura da pessoa que abasteceu o veículo ou equipamento ; • Diários de Bordo dos veículos e equipamentos. 3 3 Verificar se o fiscalizado dispõe de uma rotina normatizada pelo controle interno para controlar o abastecimento de veículos e equipamentos; 3 3 Solicitar dos agentes que participem do processo de abastecimento a des- crição do processo. É útil revisar o Anexo “Questões para Entrevista”; 3 3 Coletar (trazer cópia) os Comprovantes de Abastecimentos que não con- templarem as informações, abaixo, necessárias para fins de comprovação de ineficiência dos controles aplicados: • que não apresente data de emissão; • que não informe o nome do estabelecimento de abastecimento; • que não informe o tipo de combustível; • que não informe a quantidade do abastecimento; • que não informe o odômetro ou horímetro do veículo ou equipamento; • que não apresente a identificação e assinatura do motorista ou do servidor responsável pelo abastecimento; • que não apresente a identificação do veículo ou equipamento abastecido. 3 3 Desconsiderar os Comprovantes de Abastecimentos: • com data de emissão posterior à da Nota Fiscal; • que informar um estabelecimento de abastecimento divergente do infor- mado na Nota Fiscal; • que informe um tipo de combustível divergente do informado na Nota Fiscal; • que não informe a quantidade do abastecimento.