Manual de procedimentos de auditoria: Frotas

TCE-MT | Manual de procedimento de auditoria: frotas 66 | Questão de auditoria nº 18: Houve o pagamento de “adiantamento” para Peças e/ou Serviços fora das hipóteses permitidas e/ou sem a formalização procedimento administrativo? Informações necessárias: 3 3 Roteiro adotado pelo fiscalizado para autorizar despesa com Manutenção e Conservação de veículos e equipamentos; 3 3 O Pedido de Adiantamento ; 3 3 Notas Fiscais pagas ; 3 3 Controle de Acesso ; e 3 3 Diários de Bordo . Fontes de informações: 3 3 Manuais do sistema de frotas formalizados pelo fiscalizado e disponíveis no Sistema Aplic-Auditor; 3 3 Agentes que participam do processo de autorização de compras de peças e/ou realização de serviços; 3 3 Processos físicos de despesa; 3 3 Registros administrativos de Pedido de Adiantamento de despesas com Manutenção e Conservação de veículos e equipamentos; 3 3 Registros administrativos de bordo dos veículos e equipamentos; e 3 3 Registros administrativos de Controle de Acesso de veículos e/ou equipa- mentos. Procedimentos: 3 3 Verificar se o fiscalizado dispõe de uma rotina normatizada pelo controle interno para controlar os pedidos de adiantamento de despesas com Ma- nutenção e Conservação de veículos e equipamentos; 3 3 Solicitar FORMALMENTE a disponibilização para fiscalização: • os processos físicos de despesa; • os processos administrativos para concessão do Adiantamento de des- pesas com Manutenção e Conservação; • as Notas Fiscais ; • os registros administrativos de Controle de Acesso de veículos e/ou equi- pamentos; e • os Diários de Bordo dos veículos e equipamentos.