Ouvidorias dos Tribunais de Contas: o aprimoramento de suas atividades

15 Ouvidorias dos Tribunais de Contas: o aprimoramento de suas atividades V – Sistema e a Página Virtual A utilização de ferramentas tecnológicas é fundamental para que a Ouvidoria possa atender o cidadão de maneira rápida, eficiente e segura. É importante que a Ouvidoria utilize sistema informatizado no qual o cidadão pos- sa registrar as manifestações, a Ouvidoria e o próprio cidadão possam acompanhar seu andamento, bem como que seja dado ciência ao cidadão das respostas oferecidas pelas unidades responsáveis. Sem um sistema informatizado, será difícil manter o devido controle sobre esses aspectos. Assim, o capítulo que tratar do sistema e da página virtual da Ouvidoria deverá dispor sobre a utilização destes mecanismos para o devido acompanhamento e controle quanto: a. ao recebimento, tramitação e envio das manifestações ao público interno e ex- terno; b. ao controle de prazos; c. a elaboração e disponibilização de relatórios; d. a disponibilização integral do relatório na Internet e o seu encaminhamento a autoridade titular do Tribunal de Contas; e. a avaliação dos serviços prestados pela Ouvidoria, no mínimo a cada um ano. A análise será disponibilizada no portal da Ouvidoria, contendo pelo menos os as- pectos de satisfação do manifestante, qualidade do atendimento e observância dos prazos pré-estabelecidos; f. a outros elementos necessários ao desempenho das atividades de Ouvidoria. VI – Procedimentos de Ouvidoria A Ouvidoria para cumprir com êxito a sua missão, precisa estimular o diálogo do cidadão com a Administração Pública. Para que isso ocorra, é preciso definir quais canais de comunicação serão utilizados. Devendo à Ouvidoria assegurar maior diversidade de canais para comunicação entre o Tribunal e o cidadão. Assim, sugere-se que sejam disponibilizados, ao menos, os canais de Ouvidoria On- -Line ( Internet ), e-mail , telefone, correspondência e atendimento presencial. Evidenciamos a necessidade de os atendimentos presenciais serem preferencial- mente realizados em espaço reservado, de forma a assegurar privacidade ao cidadão. Nesta esteira, tem-se que as manifestações apresentadas de forma presencial e aquelas registradas por intermédio de atendimentos telefônicos, deverão ser reduzidas a termo, gerado protocolo com número de recebimento e informado o cidadão no momento