Ouvidorias dos Tribunais de Contas: o aprimoramento de suas atividades

18 Atricon | Associação dos Membros dosTribunais de Contas do Brasil VIII – Encerramento da manifestação Dispor sobre a possibilidade de encerramento da manifestação é fundamental, pois norteia e dá segurança ao desempenho das atividades diárias. Diante disso o capítulo que tratar do encerramento da manifestação deve exemplificar a necessidade de a Ouvidoria utilizar uma linguagem cidadã com o usuário do serviço, para que assim, possa ser com- preendida. Cumpre destacar, que cada Ouvidoria deverá dispor em sua norma sobre o conceito das respostas enviadas pela Ouvidoria: a. resposta inicial; b. reposta intermediária; e/ou c. resposta conclusiva. Ressalta-se que, quando a resposta conclusiva não puder ser realizada de imediato, deverá quando possível, ser informado o andamento da manifestação ao usuário, e quais as etapas necessárias para que esta resposta possa ser oferecida. Assim, se no prazo de 30 (trinta) dias, ainda não for possível oferecer a resposta con- clusiva, a Ouvidoria deve oferecer ao usuário uma nova resposta intermediária, trazendo informações atualizadas sobre o andamento ou estágio da manifestação. Importante dispor ainda, quanto ao descarte ou arquivamento de documentos físi- cos recebidos pela Ouvidoria, devendo seguir norma própria da instituição ou da Ouvidoria. Diante do exposto, sugere-se que o capítulo que tratar do encerramento das mani- festações discorra, no que couber, quanto a: a. possibilidade de encerramento da manifestação por ausência de elementos e informações, após vencido prazo de complementação; b. especificações sobre natureza das respostas oferecidas; c. linguagem utilizada no diálogo com o usuário; d. encaminhamento de resposta final ao manifestante nos casos em que mani- festação for registrada de modo identificado ou de acordo com as normas ins- titucionais; e. possibilidade de descarte ou arquivamento de eventuais documentos físicos recebidos. IX– Fluxos procedimentais No tocante aos fluxos procedimentais este deverá ser regulamentado por cada Tri- bunal de Contas, observando a realidade institucional.