Relatório de auditoria operacional: governança em Tecnologia da Informação da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso - 2017

Governança de Tecnologia da Informação da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso – 2017 26 TCE-MT | Relatório de Auditoria Operacional 5.4 Deficiência no gerenciamento dos projetos de TI Diante da não sensibilização da alta administração acerca da importância da gestão de portfólio de projetos de TI, consubstanciado na falta de diretriz para a atividade, constatou-se que há deficiências no gerenciamento de projetos de TI da Sefaz-MT. Tais falhas podem ocasionar má alocação de recursos e problemas na priorização dos projetos de tecnologia da informação. O portfólio de TI é uma metodologia para a priorização dos investimentos de TI com base no retorno de projetos e ativos para a organização e no seu alinhamento com os objetivos estratégicos do negócio. O portfólio de projetos torna claras as regras de priorização de projetos e ativos e faz com que a administração saiba onde deve investir 33 . Apesar de conter uma lista de projetos categorizados por ordem de prioridade, trata-se de um documento inter- no da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (Coti). Ou seja, não é algo ratificado pela alta administração, por isto acaba não sendo utilizado no momento da tomada de decisão. É importante destacar que, conforme abordado no tópico 2.2, não há efetiva priorização das ações de TI pela alta administração. Ainda, não há nenhuma referência sobre data de iní- cio da política, comissão formada responsável, ou outro documento que permita inferir que foi iniciado o plano para que o portfólio de TI passe a ser implementado como política a ser seguida no desenvolvimento dos projetos de TI. Por isso, concluiu-se que a Sefaz-MT não adota este processo. 33 Definição retirada do livro Implantando a Governança de TI: da Estratégia à Gestão dos Processos e Serviços, 4º ed. 2014. O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhe- cimentos, habilidades e técnicas para a execução de proje- tos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações. 31 No questionário eletrônico, a Sefaz-MT informou que “adota parcialmente” o gerenciamento de projetos de TI e que “iniciou plano para adotar” o portfólio de projetos de TI. Em análise aos documentos solicitados para compro- var as respostas ao questionário eletrônico sobre o geren- ciamento de projetos de TI, concluiu-se que há gerencia- mento parcial de projetos de TI, pois nos documentos cons- tam cronograma, projeto e situação em que se encontram, apesar de nem todos os documentos estarem atualizados. Contudo, está adstrito a poucos projetos. Segundo informações, em função do tamanho da equipe, a desig- nação de gerentes de projetos é feita apenas para os pro- jetos mais críticos. De uma média de 30 a 40 projetos em execução, cerca de cinco são acompanhados por gerentes de projeto. Além disso, a classificação de projetos críticos é feita pela percepção da equipe ou quando há determinação ex- pressa da direção estratégica. Não há (ainda) um critério objetivo para a sua classificação e priorização. Esse último ponto, falta de critério objetivo, coadu- na com o achado de portfólio de projetos de TI. Quando da análise dos documentos solicitados para comprovar as respostas ao questionário eletrônico sobre o tema, foi en- viado arquivo 32 que traz os projetos de TI categorizados pela ordem de prioridade a partir de notas atribuídas a um elenco de critérios. 31 Definição do site do Project Management Institute – PMI, disponível em <https:// brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx >. 32 Projetos de TI – Atualizado dia 3-5.