Relatório Anual da Gestão 2005: Produtividade com eficiência

90 Foram elaborados, no exercício, 8.579 ofícios e concedido vista de 12 processos com carga e, 11 processos com extração de cópias fora do Tribunal, devidamente acompanhado por servidor desta Coordenadoria. Também, expediram-se 12 ofícios- circulares, o que corresponde a mais de 5.000 correspondências postadas somente para atendimento destes. No mesmo exercício, em atendimento a solicitação da Corregedoria Geral do TCE, foram postados mais de 13.000 correspondências aos vereadores dos municí- pios de Mato Grosso, proveniente da tabela de repasse mensal, efetuado a todos os municípios do Estado para conhecimento. Na finalização damatriz de negócio desta Coordenadoria e demais unidades, hou- ve o consenso de que algumas atividades desenvolvidas pela Coordenadoria passariam a ser desempenhadas pela Gerência de Controle de Processos Diligenciados, entretanto, devido ao grande volume de atividades dàquela gerência, continuamos exercendo as atividades, aguardando as devidas adequações do referido setor e, até mesmo, de modo a evitar maiores dificuldades nos andamentos dos nossos trabalhos. Outro ponto, de extrema relevância, que passamos a adotar nesta unidade foi de fotocopiar todas as peças processuais produzidas nas contas anuais de Municípios, tais como: Relatório de Auditoria, Análise da Defesa, Parecer do Ministério Públi- co, Relatório e Voto do Relator, Parecer do Tribunal Pleno sobre a apreciação das contas, e, outras peças julgadas convenientes; tudo isto, de modo a facilitar futuras pesquisas neste Tribunal, já que tais procedimentos não eram feitos anteriormente, sendo os referidos documentos devidamente encadernados. Ao encerrarmos a nossa missão, nesta Coordenadoria, temos a certeza do dever cumprido, entretanto, alguns pontos merecem atenção: - Falta Implementar, no sistema Control-P, um mecanismo de anotações/ conclusões dos ofícios emitidos pelo Experiente; - Existem 7.000 processos recebidos na Coordenadoria, porém, na realida- de, mais de 99% desse número não se encontram mais na Unidade, uma vez que já foram devolvidos a origem ou encontram-se em diligências fora do TCE, razão pela qual exige uma solução, o mais breve possível. Gerência de controle de processos diligenciados As atividades desenvolvidas pela Unidade de Controle de Processos Diligen- ciados são: acompanhamento de prazo, juntada de documento, apensamento, de- sapensamento e desentranhamento de documento, dessa forma, o seu desempenho foi o seguinte: