Revista TCE - 12ª Edição

Resoluções de Consultas 56 processos administrativos eletrônicos. Art. 5º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedi- mento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo. Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput , os atos processuais poderão ser praticados se- gundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base corres- pondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12. [...] Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado. § 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia auten- ticada em cartório, cópia autenticada administrativa- mente ou cópia simples. § 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada admi- nistrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade: I – proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interes- sado; II – determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipóte- se em que o protocolo atestará a conferência da có- pia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e III – receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: a) os documentos em papel recebidos que sejam ori- ginais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º. § 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a di- gitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade. (grifo nosso) Neste diapasão, no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, a orientação normativa é no sentido de que os processos administrativos de- vem ser autuados em meio eletrônico, sendo exce- ção a formalização destes processos em meio físico. Da mesma forma, defende-se ser possível a im- plementação do processo administrativo em meio eletrônico também no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, observadas as regras de preservação da autoria, autenticidade e integridade dos documentos digitais e/ou digitalizados junta- dos aos autos eletrônicos. Assim, a implementação de processos admi- nistrativos eletrônicos para concessão e prestação de contas de diárias deve propiciar a segurança e a transparência das informações (documentos) digitais ou digitalizadas armazenadas em sistema informatizado ( software ), bem como oferecer aos órgãos de Controle Interno e Externo, a qualquer momento, a possibilidade de verificação da auto- ria, autenticidade e a integridade dos documentos e assinaturas. Desse modo, o software que realiza o controle da concessão e prestação de contas de diárias deve conter funcionalidades e capacidade de memória (capacidade de armazenamento) suficientes para permitir a juntada, ao processo eletrônico, de do- cumentos digitais (aqueles obtidos a partir de outro sistema eletrônico, a exemplo de notas de empenho e NOB extraídos diretamente do Fiplan) e docu- mentos digitalizados (documentos físicos conver- tidos em meio digital, a exemplo de declarações e comprovantes de embarque). Para segurança da autoria, autenticidade e in- tegridade de documentos digitalizados, devem ser assinados digitalmente, mediante certificado digi- tal emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), observados os pa- drões definidos por essa Infraestrutura. Portanto, conclui-se que não há impedimento para que os órgãos que compõem o Poder Execu- tivo Estadual realizem os processos de concessão e prestação de contas de diárias em meio eletrônico, evitando-se a formalização dos processos em meio físico, desde que sejam observados os requisitos de segurança da informação acima apresentados. Por último, ressalta-se que o estabelecimento de rotinas eletrônicas para a concessão e o paga- mento de diárias, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, deve ser implementado