Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 157 Avaliação de Controles Internos – Gestão de Frotas 17. São registradas as solicitações de utilização dos ETs? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Averiguar se existe rotina de registro de solicitação dos ETs, executada por meio de formulá­ rio (Requisição de Veículos, Solicitação de Veículos, etc.) e/ou por meio de sistema informatizado. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Analisar se nos registros das solicitações dos ETs constam: • identificação do requisitante (nome, setor de lotação, etc.); • identificação do condutor; • agendamento da data, do horário e do ET; • finalidade da utilização; • local do destino; etc. 2.2 – Averiguar se é feita a gestão dos atendimentos das solicitações, de modo a priorizar os pedidos mais urgentes ou importantes; 2.3 – A partir dos registros de solicitações de utilização, verificar se são gerados relatórios gerenciais de solicitações atendidas, não atendidas, canceladas, por requisitante, etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Por meio de Observação Direta, verificar se constam os registros das solicitações dos Ets, em uso, em determinada data escolhida pela equipe de auditoria. * 3.2 – Analisar o histórico de registro de solicitação de uma amostra de ETs para o período dos dois últimos meses, anteriores à aplicação do teste. 18. São registra­ das as informa- ções da utiliza- ção dos ETs? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Averiguar se existe rotina de registro das informações da utilização dos ETs, executada por meio de formulário (Diário de Bordo, Boletim de Veículo, Diário de Tráfego, etc.) e/ou por meio de sistema informatizado. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Analisar se nos registros de utilização dos ETs constam: • identificação do ET; • identificação do condutor; • data da utilização; • horários de saída/chegada; • hodômetro ou horímetro de saída/chegada; • ocorrência de avarias e sinistros; etc. 2.2 – A partir dos registros de utilização, verificar se são gerados relatórios gerenciais de quilome­ tragem percorrida, histórico de utilização por condutor, sinistros por condutor, etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar o histórico de registro de utilização de uma amostra de ETs para o período dos dois últimos meses anteriores à aplicação do teste. * Este teste tem como objetivo avaliar a efetividade da rotina de registro das solicitações de veículos.