Guia para implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública

92 ASPECTOS MÍNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUÇÃO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administração para a realização de despesas por meio de adiantamento, inclusive para a prestação de contas, e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instrução Normativa; 2. Estabelecer responsáveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realização das seguintes ações (o que): · elaborar fluxograma das atividades; · desenvolver formulários e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informações necessárias em cada atividade; · estabelecer os procedimentos de segurança em tecnologia da informação apli- cáveis ao processo; · detalhar as análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; · elaborar check-list de controle; · elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concessão de adiantamentos aos servidores da administração, estabelecendo as condições para a concessão e pres- tação de contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64; · elaborar e publicar decreto que regulamenta a lei autorizativa da concessão de adiantamentos; · solicitar a concessão de adiantamento; · aprovar a solicitação de concessão de adiantamento; · encaminhar a solicitação para a unidade responsável pela concessão de adian- tamento; · verificar se o beneficiário é servidor da administração; · verificar se há autorização legal para a realização da despesa por meio de adiantamento; · recusar a concessão de adiantamento aos servidores que se encontram em alcance ou responsáveis por dois adiantamentos; · verificar a disponibilidade orçamentária; · aprovar a concessão de adiantamento; · registrar os adiantamentos concedidos; · emitir empenho; · liquidar a despesa;