Avaliação de controles internos: contratações públicas

154 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza 26 – Atividade Relevante: Alterações Contratuais Objetivo: Alterações do contrato realizadas em conformidade com as cláusulas definidas no instrumento, legislação e jurisprudência dos Tribunais. Risco Controle Interno Sugerido R#26 – Ausência de lista de verificação para avaliar a conformidade das alterações contratuais (Termo Aditivo) com exigências legais; inexistência de planilha/sistemas com controle dos prazos de vigência dos contratos, levando à alterações contratuais fora do prazo, sem justificativas, com consequente execução do objeto sem cobertura contratual; contrato verbal. CT#26.01 – Lista de verificação (checklist) com a finalidade de verificar a conformidade das alterações contratuais (Termo Aditivo/ Apostilamento) com as formalidades legais. 27 – Atividade Relevante: Controle da ata de registro de preços Objetivo: Garantir que as aquisições de bens por meio de Sistema de Registro de Preços sejam realizadas nas quantidades, especificações e preços registrados em Ata de Registro de Preços (ARP). Risco Controle Interno Sugerido R#27 – Aquisição de bens e serviços por meio de SRP sem controle (manual ou eletrônico) do saldo das Atas de Registro de Preços – ARP, levando à gestão irregular da ARP, com consequente aquisição de bens e serviços não contemplados em ata, superiores ao limite pelo contratante e pelos caronas, etc. CT#27.01 – Controle (manual ou eletrônico) dos saldos/quantidades das atas de registro de preços, quantidade de adesões, requisições de fornecimento, emissão de nota de empenho, comunicação com o fornecedor, etc. 28 – Atividade Relevante: Recebimento provisório e definitivo do objeto Objetivo: Realização de pagamentos somente após a efetiva execução contratual e recebimento provisório e definitivo do objeto. Risco Controle Interno Sugerido R#28 – Inexistência de critérios definidos, na fase de planejamento da contratação, para realização dos aceites provisórios e definitivos , levando à inexecução total ou parcial do objeto e incompatibilidade entre o que foi realizado e as especificações ajustadas no contrato, com consequente superfaturamento quantitativo ou qualitativo; pagamento por serviços não prestados. CT#28.01 – Listas de verificação para os aceites provisório e definitivo elaborados na etapa de planejamento da contratação, de modo que o fiscal e a comissão de recebimento tenham um referencial claro para atuar na fase de fiscalização do contrato.