Avaliação de controles internos: contratações públicas

168 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza Avaliação de Controles Internos – Contratações Públicas 1 – As contratações da Unidade originam a partir da formalização padrão da demanda pelo beneficiário? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se existe no processo licitatório documento de oficialização da demanda (DOD) dos bens ou serviços. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se o documento explicita qual a necessidade da contratação em termos do negócio da organização e se é identificado quem declarou essa necessidade. 2.2 – Verificar se o DOD é revisado e aprovado por autoridade competente, para verificar se a necessidade da contratação está definida em função de uma necessidade da organização. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar se as contratações realizadas pela administração estão contribuindo para regularidade e funcionamento de suas atividades de forma efetiva. 2 – Existe setor/ departamento responsável pela realização das atividades relacionadas às contratações públicas (licitação e contrato) no órgão ou entidade? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se existe setor/departamento específico para conduzir os processos de aquisição da entidade. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Analisar se o setor dispõe de servidores em quantidade e com qualificação adequada à execução das atividades. 2.2 – Verificar se há normativos internos (regimento, resolução, portaria) que incluem a definição da estrutura organizacional da área de aquisições e estabelecem as competências, atribuições e responsabilidades das áreas e dos cargos efetivos e comissionados. 2.3 – Analisar se a organização executa processo transparente e formalizado que orienta a indicação, a seleção e a nomeação, com base em competências, para as funções chave da gestão das aquisições. 2.4 – Confirmar se há política de recompensas para a atuação dos servidores que executam as funções chave da área de aquisições (e.g., maior pontuação em avaliação de desempenho, gratificação por atividade de fiscalização de contratos, etc)? 2.5 – Verificar se são realizados procedimentos de revisão de antecedentes (e.g., antecedentes funcionais, disciplinares, criminais) dos servidores antes de assumirem funções-chave da área de aquisições. 2.6 – Para municípios com mais de 100.000 habitantes, verificar se a Alta Administração designou formalmente corpo colegiado (ex. comitê, conselho), com representantes de diversos setores da organização, responsável por auxiliá-la nas decisões relativas às aquisições. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar se o setor de licitações e contratos tem contribuído para eficiência dos processos de aquisição da entidade.