Avaliação de controles internos: contratações públicas

169 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza Avaliação de Controles Internos – Contratações Públicas 3 – A Entidade elabora um Plano Anual de Aquisições ? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se a entidade elaborou um Plano Anual de Aquisições (ou documento similar). 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se o plano anual de aquisições contempla, no mínimo, as seguintes informações: descrição do objeto; quantidade estimada da contratação; valor estimado; identificação do requisitante; período estimado para aquisição (e.g., mês); justificativa da necessidade; programa/ação suportada pela aquisição e objetivos estratégicos apoiados pela aquisição; outros (especificar). 2.2 – Verificar se houve participação de representantes de diversos setores da organização e aprovação do plano de aquisições pela mais alta autoridade da entidade. 2.3 – Analisar se o plano anual de aquisições é comunicado e está disponivel a todos na organizaço (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, emails, etc). 2.4 – Verificar se existe acompanhamento periódico da execução do plano de aquisições wpara correção de desvios. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – A partir de relatórios e/ou documentos equivalentes, examinar se o plano tem contribuído para a regularidade e funcionamento das atividades compras e contratações. 4 – A execução das principais atividades envolvidas na realização de licitações, dispensa e inexigibilidade, está apoiada por políticas e procedimentos ( normas, manuais e check-list )? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Examinar se a Entidade dispõe de manual de normas definindo os procedimentos a serem adotados na execução das principais atividades relacionadas à licitação e contrato. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se o manual dispõe sobre: (a) os procedimentos que devem ser executados; (b) os itens que devem ser verificados; (c) a indicação dos dispositivos legais que tratam especificamente sobre a atividade; (d) a previsão de identificação dos responsáveis pela execução, revisão e supervisão dos procedimentos. 2.2 – Analisar se o manual é comunicado e se está disponivel a todos na organizaço. (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, emails, etc). 2.3 – Verificar se existe uma estrategia para assegurar compreensao uniforme na organizaço dos conceitos e na terminologia utilizada no manual. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – A partir de relatórios e/ou documentos equivalentes, examinar se o manuais têm contribuído para a regularidade e funcionamento das atividades compras e contratações.