Avaliação de controles internos: contratações públicas

171 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza Avaliação de Controles Internos – Contratações Públicas 8 – A Entidade dispõe de modelos padronizados de Termos de Referência ? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Examinar se a Entidade padronizou os modelos de Termos de Referência/ Projeto Básico a serem utilizados nas licitações. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se o TR/PB padronizado contém elementos mínimos necessários ao cumprimento das normas aplicáveis ao processo de seleção e contratação das empresas; 2.2 – Avaliar se há clara definição de papéis e responsabilidades dos agentes envolvidos na elaboração do PB/TR. 2.2 – Analisar se foi promovida, mediante orientação normativa, a obrigatoriedade da utilização do TR/PB padronizado, as quais devem ser efetivamente utilizadas nos processos licitatórios. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar se a partir da utilização de TR/PB padronizados tem reduzido o tempo médio de realização do certame; redução de recursos e impugnações ao edital; aqusição de soluções completas, que atendam às necessidades expressas nas demandas, etc. 9 – A Enidade normatizou os métodos para realização de estimativas de quantidades de bens e serviços, com prévia realização das licitações, dispensas e inexigibilidade? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Examinar se a entidade normatizou os procedimentos para elaboração de estimativa de quantidade, de modo a orientar as equipes de planejamento da contratação. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se o conteúdo normativo define o método adotado pela organização (consumo histórico, consumo ajustado, etc) para estimar quantidades necessárias para aquisição. 2.2 – Analisar se o normativo foi comunicado e está disponiveis a todos na organizaço (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, emails, etc). 2.3 – Verificar se existe uma estrategia para assegurar compreensao uniforme, na organizaço, dos conceitos e da terminologia utilizadas no normativo. 2.4 – Avaliar se houve capacitação dos servidores envolvidos no processo de elaboração de estimativa de quantidade na entidade. 2.5 – Verificar se as quantidades adquiridas são fundamentadas em memórias de cálculo que lhe deram origem e nos documentos que evidenciam as informações utilizadas no cálculo, todos apensados aos autos do processo de contratação. 2.6 – Analisar se são levados em conta as demandas reprimidas, expectativa de alteração na demanda futura, estoque atual, estatística de consumo médio, referências técnicas, etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Verificar se no período de vigência houve ocorrência de irregularidades relacionadas à quantificação da estimativa em desacordo com a demanda real da entidade.