Avaliação de controles internos: contratações públicas

174 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza Avaliação de Controles Internos – Contratações Públicas 15 – A Entidade adota Políticas de Aquisições (compras, compras conjuntas, estoque e sustentabilidade , por exemplo)? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se a entidade elaborou Políticas de Aquisições tais como política de compras, compras conjuntas, estoque e sustentabilidade. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se houve aprovação e publicação e divulgação (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, emails, etc) das políticas para a gestão de aquisições. 2.2 – Avaliar se o conteúdo das políticas contempla, pelo menos: (i) política de compras : aspectos como centralização ou descentralização das compras, o tipo e número de fornecedores que poderão vir a ser contratados, preferência por modelos de execução do objeto (por exemplo, equipamentos de TI, sempre que possível, devem ser adquiridos em conjunto com serviços de suporte de 3º nível), durabilidade esperada dos bens (por exemplo, copiadoras têm vida útil, na organização, de quatro anos) e diretrizes sobre padronização; (ii) política de estoque : diretrizes como o que deve ser estocado, se haverá ou não centralização dos estoques, qual nível de flutuação e rotatividade dos estoques são aceitáveis; (iii) política de compras conjuntas : diretrizes sobre o que comprar em conjunto e com quais organizações (por exemplo, para formação de atas de registro de preços ou contratações por meio de consórcios públicos); (iv) política de sustentabilidade: aspectos nos seus três eixos: sustentabilidade econômica, ambiental e social. Por exemplo, no eixo ambiental, podem ser estabelecidos os tipos de produtos “verdes” que a organização irá adquirir. 2.3 – Verificar se houve participação de representantes de diversos setores da organização na elaboração das políticas de aquisição. 2.4 – Analisar se as políticas instituídas são comunicadas e estão disponiveis a todos na organizaço (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, emails, etc). 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Examinar se na prática as políticas instituída têm sido aplicadas e contribuído para a efetividade nas atividades de aquisição da organização. 16 – A Unidade designa formalmente os atores que devem atuar na fase de externa da licitação ( Comissão de Licitação, pregoeiro, etc )? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se a entidade designa formalmente (portaria ou instrumento similar) os atores que devem atuar na fase de externa da licitação. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Examinar as portarias de designação da CPL/pregoeiro e verificar se elas observam os limites impostos pela Lei nº 8.666/93. 2.2 – Verificar se a entidade executa política de rotatividade na ocupação dos cargos da CPL. 2.3 – Avaliar se os pregoeiros recebem treinamento específico para a condução de pregões antes de assumirem o encargo pela primeira vez e periodicamente. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Avaliar se a atuação dos atores tem contribuído para a regularidade e eficiência do processo licitatório.