Avaliação de controles internos: contratações públicas

178 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza Avaliação de Controles Internos – Contratações Públicas 25 – A Entidade designa formalmente os atores que devem atuar na fase de fiscalização do contrato ? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Examinar se a Entidade designa formalmente (portaria ou outro meio) fiscais para atuarem na fiscalização da ata/contrato de gêneros alimentícios. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se juntamente com os titulares, são nomeados substitutos eventuais, para as atividades de gestão, fiscalização e acompanhamento dos contratos. 2.2 – Verificar se houve designação irregular de parentes (consanguíneos ou por afinidade) ou cônjuges dos proprietários ou sócios das entidades contratadas para atuarem como fiscais de contrato. 2.3 – Verificar se houve designação indevida de terceirizados para o exercício de fiscalização de contrato ou membros da CPL e pregoeiro que atuaram na licitação que deu origem ao contrato celebrado. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Avaliar se a atuação dos atores tem contribuído para a regularidade e eficiência dos contratos. 26 – Os servidores designados atuam na fiscalização do contrato ? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se os fiscais de contrato atuam efetivamente na fiscalização dos contratos. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Avaliar se a equipe técnica dispõe de estrutura, capacitação e tempo para atuar efetivamente na fiscalização da ata/contrato. 2.2 – Verificar se a entidade disponibilizou ao fiscal de contrato cópias de todos os documentos necessários à fiscalização tais como: termo de referência ou projeto básico; edital de licitação; proposta do licitante; termo do contrato; legislação geral e local sobre as atribuições do fiscal; modelos de relatórios e documentos a serem produzidos no processo de fiscalização; check lists, etc. 2.3 – Analisar se o fiscal de contrato anota em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas, falhas ou defeitos observados. Referido registro pode ser livro de capa dura, caderno, folhas impressas em computador, ou qualquer outro meio de anotação que possam ter folhas numeradas, rubricadas, datadas e assinadas pelo representante da Administração e preposto do contratado 2.4 – No caso de serviços, verificar se o fiscal de contrato produz o termo circunstanciado de recebimento provisório . 2.5 – Avaliar se no caso de serviços, pessoa ou comissão designada, que não o fiscal, produz o termo circunstanciado de recebimento definitivo . 2.6 – Analisar se os fiscais de contrato recebem treinamento específico para as atividades de fiscalização antes de assumirem o encargo pela primeira vez e periodicamente. 2.7 – Verificar se há possibilidade de rastrear todos os pagamentos realizados, identificando para cada um deles os produtos ou serviços solicitados e entregues, bem como os responsáveis pela solicitação, recebimento e ateste. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar se a fiscalização da ata/contrato tem contribuiído para a regularidade e eficiência dos contratos (Julgamento Profissional).