Avaliação de controles internos: contratações públicas

181 Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas – Kleberson Roberto de Souza Avaliação de Controles Internos – Contratações Públicas 32 – A Entidade dispõe de separação entre funções e atividades consideradas incompatíveis nas Contratações Públicas? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se existe adequada segregação de funções nas atividades relacionadas a aquisições na entidade. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Examinar as políticas e procedimentos estabelecidos asseguram a separação entre funções e atividades consideradas incompatíveis, tais como: autorização, execução, controle e registro. (ex.: segregação de função entre pregoeiro e fiscal de contrato; segregação de função entre as atividades de compra, recebimento, guarda e controle de materiais, etc.). 2.2 – Essa análise pode ser complementada por verificações processuais relativas à distinção entre os servidores que: solicitam a aquisição/ contratação e aqueles que conduzem o processo; e atestam a execução do objeto e aqueles que efetuam o pagamento, por exemplo. 2.3 – Avaliar se os servidores responsáveis pela realização da despesa (empenho, liquidação e pagamento) não participaram como membros de comissão instituída para licitar, inclusive pregoeiro e equipe de apoio, do recebimento e atesto de bens e serviços ou de inventários físicos. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – A partir dos relatórios de acompanhamento, ou documentos equivalentes encaminhados, examinar se existe adequada separação das funções nas atividades relacionadas à aquisições na entidade. 33 – Existe Plano Anual de Capacitação que contemple os servidores responsáveis pela atividade de gestão de Contratações Públicas? 1. Existência (Subsídio para responder o item 0) 1.1 – Verificar se existe um plano anual de capacitação na entidade, contemplando os servidores da àrea de aquisições. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1– Avaliar se esses treinamentos contemplaram colaboradores de várias áreas da organização tais como novos servidores, pessoal da área operacional e administrativa, dirigentes e alta administração e gerentes; 2.2 – Analisar se a entidade prevê que a participação nos treinamentos pode ser utilizada como critério em avaliações de desempenho; se são eventos de participação obrigatória; e se as capacitações ocorrem em horários e locais que facilitem a participação do público visado. 2.3 – Avaliar se os servidores da área de aquisições participam de comunidades de práticas em compras públicas, a exemplo da ENAP < https://comunidades.enap.gov.br > e NELCA < www.nelca.vai.la >. 2.4 – Verificar se a organização acompanha e divulga a legislação, a jurisprudência e as orientações normativas relativas à aquisições, orientando acerca de como elas devem ser aplicadas internamente. 2.5 – Avaliar se a entidade provê os servidores da área de aquisições com material de referência atualizado (livros, revistas, consultoria especializada, etc) 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Examinar se a entidade utiliza ferramentas para avaliar a efetividade dos treinamentos realizados (retenção e compreensão das informações) tais como a aplicação de testes depois (ou antes e depois) das capacitações; pesquisas de satisfação após os treinamentos; ou a avaliação de possíveis melhoras na aplicação das políticas e procedimentos, após a realização dos treinamentos.