Avaliação de controles internos: frotas públicas

150 | Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá Avaliação de Controles Internos – Gestão de Frotas 01. A execução das principais atividades envol­ vidas no geren­ ciamento da frota está amparada por ato normativo , devidamente formalizado e detalhado? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Examinar se existe um ato normativo definindo os procedimentos a serem adotados na exe­ cução das principais atividades relacionadas ao gerenciamento da frota da Organização. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Verificar se o ato normativo dispõe sobre: • classificação e a utilização dos ETs; • cadastramento dos ETs; • identificação visual da frota; • competências do setor de transporte; • competências do gerente de transporte; • controle operacional da frota (abastecimento, serviços de manutenção, etc.); • normas a serem observadas pelos condutores da frota; • procedimentos em situação de acidente e sinistro; • procedimentos em caso de infrações de trânsito; • procedimentos de aquisição e alienação de ETs, etc. 2.2 – Verificar se no ato normativo possui modelos de documentos, como por exemplo: • Termo de Responsabilidade para Condução; • Ficha de Cadastro de Veículos; • Requisição de Veículos; • Diário de Bordo; • Ordem de Serviço; • Ficha Técnica de Veículos; • Ficha de Controle de Pneus; • Ficha de Comunicação de Defeitos; • Notificação de Multa, etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Analisar se os servidores do Setor de Transporte têm conhecimento da existência do ato normativo que define os procedimentos da frota; 3.2 – Averiguar se o ato normativo está disponível na intranet ou internet; 3.3 – A partir da análise do Sistema de Transporte, avaliar se o ato normativo contribui para a re­ gularidade e para a eficiência da gestão da frota da Organização. 02. Foram elabo­ rados manuais de rotinas e procedimentos detalhando ou padronizando as principais ativida­ des envolvidas no gerenciamento da frota? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar se foram elaborados manuais de rotinas e procedimentos visando detalhar ou pa­ dronizar as principais atividades envolvidas no gerenciamento da frota. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Verificar se há manuais de rotinas e procedimentos para as seguintes atividades: • Cadastramento da frota; • Solicitação e utilização de veículos; • Abastecimento da frota; • Controle de pneumáticos; • Manutenção da frota; • Controles de custos operacionais da frota. 2.1 – Analisar os manuais elaborados pela Organização, verificando se eles detalham, passo a passo, a execução das atividades e se podem ser facilmente compreendido pelos usuários. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Avaliar se os manuais de rotinas e procedimentos elaborados padronizam a execução das atividades e mitigam o risco de ocorrência de erros e retrabalhos de seus usuários.