Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 151 Avaliação de Controles Internos – Gestão de Frotas 03. O setor res- ponsável pelo gerenciamento da frota possui recursos huma­ nos, materiais e tecnológicos adequados para o desenvolvimento de suas ativida­ des? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar se existe um setor responsável pela gestão da frota, instituído formalmente pela Organização (ex.: coordenadoria, departamento, divisão ou secretaria de transporte). 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Confirmar se compete ao Setor de Transporte as seguintes atividades: • organizar e manter atualizados os arquivos de documentos dos ETs; • emitir o “Termo de Responsabilidade para Condução” e colher assinaturas; • controlar a utilização dos ETs, inclusive dos terceirizados; • controlar o consumo de combustíveis e lubrificantes dos ETs; • controlar os serviços de manutenção e trocas de peças nos ETs; • organizar a gestão da oficina própria e dos almoxarifados (quando houver); • controlar o funcionamento do Ponto de Abastecimento (quando houver); • providenciar mensalmente os relatórios de custos operacionais da frota; • planejar a renovação da frota; etc. 2.1 – Avaliar se a quantidade de servidores e de pessoal de apoio, de materiais de expediente e de computadores e impressoras à disposição Setor de Transporte é suficiente para realizar as atividades que lhe competem e atender a demanda por transporte da Organização. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – A partir da análise do Sistema de Transporte, avaliar se o Setor de Transporte realiza suas atividades de forma eficiente e satisfatória. 04. A gestão da frota é liderada por um gerente de transporte , responsável por planejar, orga­ nizar, dirigir e controlar a frota pública? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar se existe um gerente de transporte responsável por planejar, organizar, dirigir e controlar a frota pública. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Examinar se o gerente de transporte desenvolve as seguintes atividades: • controle do prazo de validade dos documentos dos ETs; • controle do prazo de validade dos requisitos dos condutores; • controle dos processos de infração de trânsito; • controle dos registros de utilização dos ETs; • controle dos registros de abastecimento dos ETs; • controle dos registros de manutenção da frota dos ETs; • elaboração do Plano de Manutenção Operacinal dos ETs; • elaboração do Plano de Manutenção Preventiva dos ETs; • controle do sistema de custos da oficina mecânica própria (quando houver); • cálculo do custo operacional por ET; • avaliação do desempenho operacional da frota; • elaboração da Política de Renovação da Frota; • elaboração do Plano de Aquisição de ETs, etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – A partir da análise do Sistema de Transporte, avaliar se o gerente de transporte realiza suas atividades de forma eficiente e satisfatória.