Avaliação de controles internos: frotas públicas

Avaliação de Controles Internos: Frotas Públicas – Gabriel Liberato Lopes e Richard Maciel de Sá | 153 Avaliação de Controles Internos – Gestão de Frotas 07. Os documen­ tos dos ETs são devidamente organizados em arquivos físicos individualiza- dos ? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar se os documentos dos ETs são arquivados de forma organizada. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Examinar se constam pastas de arquivos, individualizadas por ET, contendo: • comprovantes de aquisição; • registro de propriedade perante os órgãos oficiais de trânsito; • licenciamento e seguro obrigatório (recibos anuais – CRLV e DPVAT); • certificado de garantia e manual do fabricante; • apólice de seguro facultativo, quando existir; • contrato de locação, quando for o caso; • termos de cessão de uso ou comodato, quando for o caso; etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Avaliar se é possível encontrar todos os documentos dos ETs de forma ágil e célere. 08. É realizado o controle dos prazos de vali- dade dos docu- mentos dos ETs (licenciamento e seguro obriga­ tório, garantias, seguro facultativo, etc.)? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar se existe controle dos prazos de validade dos documentos dos ETs. 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Examinar se são controlados os prazos de validade do(a): • licenciamento e seguro obrigatório; • certificado de garantia, quando houver; • comprovante de revisão; • apólice de seguro facultativo, quando existir; • contrato de locação; quando for o caso; • termo de cessão de uso ou comodato, quando for o caso; etc. 2.2 – Verificar se o sistema de controle emite alerta antes do vencimento dos documentos. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Avaliar se o controle de prazos de validade dos documentos tem evitado a ocorrência de mora na renovação de documentos e, por consequência, de pagamento de multas e juros. 09. Os ETs são registrados ana­ liticamente em cadastros indi- vidualizados , de acordo com o manual de rotinas e procedimentos de cadastro da frota? 1. Existência (Subsídio para responder os itens 0) 1.1 – Verificar se existe um cadastro individualizado dos ETs (controle por formulário Ficha de Cadastro de ou por sistema informatizado). 2. Adequação (Subsídio para responder os itens 1 e 2) 2.1 – Averiguar se nos cadastros dos ETs constam: • marca, modelo e ano de fabricação; • data e valor da aquisição/incorporação, fabricante; • números da placa, do renavam e do chassis; • tipo de combustível; • classificação (veículo, caminhão, trator, etc.); • número do tombo; • unidade administrativa de lotação; • responsável pela guarda; • dados da apólice (se houver seguro); • situação (ativo, inativo, em manutenção, alienado, cedido); etc. 3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3) 3.1 – Realizar inspeção física visando comparar se as informações constantes nos cadastros con­ ferem com as reais características dos ETs ( Obs.: selecionar amostra representativa do conjunto de ET da frota ).