Guia para implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública

78 ASPECTOS MÍNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUÇÃO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administração para a realização de audiências públicas e definir responsabilidades pelos descumprimento das regras da Instrução Normativa; 2. Estabelecer responsáveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realização das seguintes ações (o que): · elaborar fluxograma das atividades; · desenvolver formulários e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informações necessárias em cada atividade; · estabelecer os procedimentos de segurança em tecnologia da informação apli- cáveis ao processo; · detalhar as análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; · elaborar check-list de controle; · elaborar cronograma anual para a realização das audiências, com a prévia definição das datas e dos locais de cada uma; · definir unidades da administração que deverão se fazer representar na audiência pública; · estabelecer a ordem e o roteiro da audiência, contendo relação, seqüência e tempo das pessoas que usarão da palavra, réplica, apartes, etc; · estabelecer os dados mínimos que deverão ser apresentados e a forma de apre- sentação, assim como, os aspectos que deverão ser esclarecidos ou enfatizados na audiência pública; · definir personalidades e entidades que deverão ser convocadas; · enviar convite aos convocados; · divulgar amplamente o aviso de convocação para a participação popular; · realizar a audiência pública; · lavrar ata, gravar em vídeo, tirar fotografias, etc., conforme o caso.