Guia para implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública

86 ASPECTOS MÍNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUÇÃO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administração para o controle do estoque, especialmente as seguintes: · definir os materiais que estão sujeitos ao controle de estoque através do al- moxarifado central e os que podem ser controlados diretamente pela unidade responsável pelo consumo; · estabelecer regras específicas para o armazenamento de materiais, inclusive os especiais (combustíveis, medicamentos, alimentos, produtos químicos, corrosivos, explosivos, deterioráveis, materiais de valor elevado, etc); · estabelecer regras de proteção física dos estoques, quanto ao acesso de pessoas, furtos, incêndios, deterioração, etc. · estabelecer regras específicas para o fornecimento de materiais, inclusive com- bustíveis, medicamentos, produtos hospitalares e de laboratórios, e outros que requeiram controles especiais; · estabelecer o formato e conteúdo da requisição de materiais, por via documental ou com recursos da tecnologia da informação (TI); · definir os níveis hierárquicos competentes para assinar a requisição de materiais ou liberar a requisição através de TI; · definir os níveis de acesso ao sistema de controle de estoque; · definir as responsabilidades quanto à utilização do sistema (sigilo e troca peri- ódica da senha, etc.); · definir a freqüência e abrangência dos inventários periódicos, dos procedimentos a serem adotados, dos critérios de amostragem, e dos registros a serem gerados; · definir responsabilidades pelos descumprimento das regras da Instrução Nor- mativa. 2. Estabelecer responsáveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realização das seguintes ações (o que): · elaborar fluxograma das atividades; · desenvolver formulários e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informações necessárias em cada atividade;