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Avaliação de Controles Internos: Contratações Públicas
–
Kleberson Roberto de Souza
• Etapa 3:
De posse do Ofício recebido do almoxarifado, servidor da
Secretaria de Educação responsável pelo gerenciamento da Ata envia
uma “Ordem de Fornecimento” ou “Nota de Empenho” para o forne-
cedor, com a quantidade pretendida, preço unitário e preço total, local
e prazo para entrega.
• Etapa 4:
Fornecedor envia para o Almoxarifado Central os alimentos
demandados, sendo recebidos por comissão de servidores designa-
dos para a atividade. Após conferência das quantidades, especifica-
ções, marca, validade, entre outros fatores, os servidores “atestam” o
recebimento, mediante carimbo e assinatura na Nota Fiscal.
• Etapa 5:
Fornecedor encaminha à Secretaria de Educação a Nota Fis-
cal atestada pelo Almoxarifado Central. Com a requisição do almoxa-
rifado, ordem de fornecimento, nota de empenho e nota fiscal ates-
tada, abre-se um processo de pagamento. Consulta-se a regularidade
fiscal da empresa e anexa-se o resultado ao processo de pagamento.
• Etapa 6:
Se tudo estiver bem, o pagamento é autorizado pelo gestor
financeiro e pelo ordenador de despesa, emitindo a ordem de paga-
mento para quitação da obrigação.
Processo Integrado:
o controle interno não é apenas um documento,
uma norma, um registro, um fato ou circunstância isolada. É um conjunto de
ações interligadas que permeiam todas as atividades, todas operações, de modo
contínuo e coerente.
Diversos procedimentos integrados de controle foram executados em
nosso exemplo, dos quais, podemos destacar: a solicitação pelo almoxarifado
central; a notificação da empresa para entrega dos gêneros alimentícios; o re-
cebimento dos produtos pela comissão, conferindo as condições de entrega; a
conferência da regularidade fiscal e processamento do pagamento.
Executado por pessoas:
controle interno não se refere apenas a implan-
tar manual de políticas e procedimentos, sistemas e formulários, mas diz res-
peito principalmente às pessoas e às ações que elas tomam em cada nível da
organização para executar suas tarefas. Nenhum manual,
checklist
ou sistema
informatizado substitui as pessoas.
No exemplo, quem oficializa a demanda (etapa 2), notifica o fornecedor
(etapa 3), efetua o pagamento (etapa 6) são servidores da prefeitura. Dessa
forma, todos em uma organização executam controles internos, implicando que
esses controles são diretamente afetados pela natureza humana.
Auxilia o alcance dos objetivos:
os controles internos são conduzidos para
atingir objetivos em uma ou mais categorias – operacional, divulgação e conformi-
