Triagem no TCE: um mês de mudanças

Há pouco mais de um mês, desde que implantou o novo serviço de Triagem, no dia 1º de abril, o Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso mudou a rotina de seus jurisdicionados, isto é, aqueles que por qualquer motivo recebam, utilizem, arrecadem ou administrem dinheiro público e, por conseqüência, devam prestar contas da aplicação desses recursos ao Tribunal.
Esse serviço de Triagem, criado para dar celeridade ao trâmite processual e diminuir o retrabalho, definiu regras claras e objetivas para o envio de documentos e processos ao órgão, como, por exemplo, obrigatoriedade de fazer constar índice com numeração das páginas, rubricas e numeração em todas as folhas, indicação precisa do assunto no ofício de encaminhamento, RG e CPF do Ordenador de despesa e código próprio ¿ criado para identificar os órgãos no sistema do TCE, entre outras.
Segundo explica o Inspetor Geral do Tribunal, Silvano Alex Rosa da Silva, o que aconteceu foi uma padronização do envio de todas as informações ao Tribunal de Contas que, antes da Triagem, não fazia qualquer conferência dos documentos no ato do protocolo, mas sim apenas durante a análise, o que gerava diversas diligências por conta de falhas existentes no processo. ¿Perdia-se tempo com a análise e com a diligência, que ocorria várias vezes, em alguns casos¿, destaca Alex.
Passado o primeiro mês, o serviço veio para ficar, apesar das dificuldades registradas nos primeiros dias. A equipe do núcleo de Protocolo do TCE, responsável pelo recebimento de todos os documentos e processos que entram no órgão, passou por treinamento para proceder corretamente à conferência desses materiais. Hoje, com a Triagem, nenhum documento é aceito pelo setor sem que sejam observadas rigorosamente as regras estabelecidas na Instrução Normativa nº 002/2003, que regulamentou o serviço, e no Manual de Orientação para Remessa de Documentos, que especifica os documentos necessários por assunto.
Uma primeira avaliação dos primeiros 30 dias de Triagem demonstra alguns dados importantes: foram registrados 1310 protocolos, quando a média mensal fica em torno de 3 mil, somados processos e documentos. Essa redução, além de estar ligada à implantação recente da Triagem, revela o elevado número de falhas existentes nos autos hoje encaminhados ao Tribunal de Contas, como confirmam as 632 recusas feitas nesse mesmo período. Entre essas recusas, 153 ocorreram porque não tiveram suas folhas numeradas; 165 por terem suas folhas não-rubricadas; 204 por não encaminharem índice; 112 por não informarem o assunto no ofício de encaminhamento; e 154 por não apresentarem as informações obrigatórias do ordenador de despesa, entre outras. Por apresentarem pelo menos um dos vícios acima, 261 processos foram recusados, confirmando erros básicos de montagem dos autos e ausência de informações solicitadas.
Outro situação, é a recusa gerada pela falta de documentos exigidos no Manual de Orientação e separados por assunto, ou seja, apenas no caso do envio de Balancete Financeiro e Orçamentário pelo Poder Executivo Municipal, 44 recusas foram geradas por não constar a ¿relação de contratos, convênios e congêneres celebrados no mês, ou declaração de não-realização¿, por ser um dos documentos solicitados para esse assunto.
O líder do departamento de Expediente do TCE, Oziel Martins da Silva, comenta que os órgãos jurisdicionados parecem ainda não ter assimilado as novas regras da Triagem e, por isso, a maioria das recusas ocorrem por falta de atenção ou por falta de consulta ao Manual de Orientação, que é bem claro quanto aos documentos necessários, e que foi bastante divulgado no ano passado, durante o Ciclo de Palestras, realizado em vários pólos de Mato Grosso. ¿Além disso, o Tribunal de Contas tem dado orientação a todos aqueles que procuram o órgão, com o propósito de facilitar o trabalho dos jurisdicionados, porque a nossa intenção é melhorar o serviço e não dificulta-lo. Tudo o que é novo parece complicado no começo, mas acreditamos que a Triagem vai agilizar o trabalho de todos¿, defende Selma.
É verdade que a Triagem trouxe mais serviço para os órgãos, no sentido de cobrar regras e exigir documentos, o que antes não ocorria. Mas é importante lembrar que também vai ocorrer uma aceleração considerável no trâmite do TCE, já que o processo só é aceito se estiver de acordo com as regras estabelecidas e trouxer as informações necessárias, o que evita o retorno do processo ao órgão de origem para correções, levando a gastos com correio e papel e estendendo o tempo de permanência do processo no Tribunal até a sua conclusão.
Como bem ressalta o inspetor geral, Silvano Alex, quanto mais as regras forem obedecidas, menos retrabalho existirá para ambos os lados, justamente porque o objetivo da Triagem é corrigir as falhas que já nascem no próprio órgão de origem, durante a montagem do processo. ¿É uma situação séria e antiga que precisa ser mudada. Por que não corrigir o erro na fase da criação? Com certeza, em pouco tempo, teremos resultados positivos trazidos pelo serviço de Triagem, e o Tribunal pretende oferecer cada vez mais opções para uma prestação de serviço de excelência para todos¿, encerra o inspetor geral do TCE.